Digitalizarea documentelor in viitorul apropiat

Capacitatea de a capta date cu o calitate extrema, ca dispozitivele de digitizare imbunatatesc experienta utilizatorului sau care pot fi integrate cu solutiile existente in companie vor fi premisele cheie.

Pe masura ce companiile isi dezvolta strategiile de transformare digitala, unul dintre punctele cheie va fi integrarea corecta a fluxurilor de informatii -care sunt inca procesate pe hartie- cu sistemele de management al afacerii. Pentru aceasta sarcina va fi necesar sa avem ajutorul unor solutii tehnologice adecvate care sa garanteze siguranta, adecvarea procesului la reglementarile existente si, bineinteles, eficienta procesului. In oricare dintre cazuri, nevoile clientilor vor fi cele care configureaza cerintele de pe piata in viitor”.

1. Calitatea imaginii, primordiala

Noile tehnologii, cum ar fi automatizarea proceselor, vor depinde de capacitatea de a intelege datele pe care se bazeaza. Din acest motiv, va fi de o importanta vitala sa poti surprinde datele documentelor pe hartie intr-un mod precis, clar si eficient (cu minimum de interventie umana) pentru care va fi necesara o calitate extrema. Calitatea imaginii va fi asadar singura modalitate de a evita erorile in procesul de captare a datelor si de a garanta eficienta procesului pentru a nu fi nevoit sa revizuiasca si sa tastati datele manual.

Aceasta cautare pentru cea mai inalta calitate a imaginii va continua sa fie partea cea mai critica a oricarei solutii de scanare care cauta un anumit grad de automatizare. Aceasta inseamna ca solutia functioneaza complet in sincronizare cu software-ul. Vom vedea cum se imbunatateste calitatea imaginii datorita invatarii automate si inteligentei artificiale. Captarea cu acuratete a datelor continute in imagini va necesita inevitabil un software de recunoastere optica a caracterelor (OCR), care, desi este o tehnologie sofisticata, nu este infailibil, mai ales atunci cand documentele au fost manipulate de la generare pana la digitizare. Pliuri, riduri, pete etc. afecteaza calitatea imaginii si compromit eficacitatea si eficienta procesului. Dar, pe masura ce tehnologiile de inteligenta artificiala si de invatare automata se dezvolta in industrie, OCR va deveni o solutie mult mai eficienta. Dispozitivele vor putea invata din greselile lor, permitandu-le sa capteze, sa citeasca si sa introduca date in diferite formate mult mai fiabil.

O atentie sporita acordata experientei utilizatorului

Usurinta si rapiditatea care exista astazi pentru utilizator pentru a obtine „feedback” pentru orice sarcina – chiar daca nu a fost solicitata – va duce la o lume in care consumatorii pretuiesc, inainte de toate, experienta pe care o primesc de la furnizori. Acest lucru va implica ca si ei isi schimba furnizorii daca nu sunt multumiti. De aceea, companiile, in special cele din sectorul serviciilor, trebuie sa se asigure ca ofera cea mai buna experienta posibila pentru clientii lor.

Fie ca este intr-un hotel, la un eveniment sau la un ghiseu de servicii de inchiriere, prima interactiune este si va fi cruciala. In acest context, a trebui sa scaneze documentul de identificare (cum ar fi buletinul de identitate sau pasaportul) sau orice hartie pe care clientul o furnizeaza separat devine un proces lent, greoi si foarte incomod, care de asemenea il face pe utilizator suparat si nerabdator. Dar, pe langa impactul negativ asupra experientei clientilor, implica o munca manuala foarte ineficienta care consuma mult timp personalului.

Prin urmare , solutia trebuie sa aiba grija de design si ergonomie pentru a economisi spatiu, sa fie integrata in mediul de lucru si sa permita digitizarea documentelor cu acuratete, usurinta si rapiditate. Acest lucru va permite personalului sa ramana la posturile lor pentru a servi bine clientul si clientul sa nu piarda niciodata din vedere documentele importante. La fel, in cazul necesitatii alimentarii mai multor documente, sarcina de digitizare in fata clientului trebuie sa fie impecabila, eliminand orice posibilitate de blocaj, sau ca documentul original al clientului sa fie deteriorat. Toate acestea combinate vor fi ceea ce va permite crearea unei experiente perfecte si satisfacatoare pentru utilizator. 

Posibilitate de integrare cu solutiile existente

Schimbarile tehnologice se petrec atat de repede astazi, incat multi CIO nu au nicio vizibilitate asupra de ce are nevoie organizatia lor in urmatoarele sase pana la douasprezece luni. In acelasi timp, acesti aceiasi CIO sunt supusi unei presiuni enorme pentru a putea oferi rapid si eficient ceea ce companiile lor au nevoie in orice moment, ceea ce include si solutii legate de captarea si managementul imaginilor. Dar, avand atat de multe produse diferite disponibile pe piata, au nevoie de aceste solutii pentru a se putea adapta si integra complet si flexibil cu infrastructurile IT existente ale companiei si pentru a fi siguri ca vor putea face acest lucru cu cele viitoare. Din acest motiv, sectorul digitizarii documentelor va trebui sa construiasca servicii omnicanal complet integrate,

Securitatea si cadrul legal inainte de toate

Pe masura ce mediile „in primul rand digital” si politicile „desk curat” preiau afacerile, nevoia dvs. de a digitiza datele pe hartie va creste. In acest proces, protejarea securitatii este foarte importanta si trebuie garantat ca nu poate fi efectuata o scanare neautorizata si ca – in cazul in care va aflati intr-o retea de afaceri, fie ca este fizica, in cloud, sau hibrida – procesul este protejat. impotriva atacurilor cibernetice. 

De fapt , dupa mai bine de 18 luni de la intrarea in vigoare a GDPR, securitatea datelor si respectarea reglementarilor au inceput sa faca parte din ADN-ul companiilor. Trebuie sa se asigure ca atat utilizatorii implicati in procesul de digitizare, captare si arhivare a datelor sunt cei corespunzatori, ca au permisiunile necesare si ca infrastructura utilizata este auditata de sistemele si managerii companiei.

Intr-o cheie mai locala, va intra in vigoare, dupa ultima prelungire, „Legea 39/2015” care reglementeaza Procedura Administrativa Comuna a Administratiilor Publice.  In paralel, a fost lansat sistemul centralizat de achizitii al administratiei („Catalogul Patrimoniului”) pentru achizitionarea de dispozitive de digitizare. Desi acumuleaza o anumita intarziere, aceasta procedura va facilita, fara indoiala, intregul sector public sa se doteze cu tehnologiile si solutiile care ii permit sa se adapteze la noile nevoi.

Este foarte important ca in acest an toate companiile si organizatiile care sunt implicate intr-un proces de digitalizare sa se puna in mainile expertilor din sector. Acestea le vor oferi o solutie completa -care tine cont de Cadrul de Reglementare/Infrastructura Hardware/Software- care le va permite sa se adapteze nevoilor pe termen scurt, fara a pierde din vedere strategia pe termen lung.

Numai furnizorii de tehnologie si managerii care inteleg complexitatea ecosistemului de captura – si implicatiile tendintelor prezentate mai sus – vor putea sa iasa mai puternici si sa faca fata in siguranta provocarilor viitoare la care reactioneaza automatizarea si AI.